BG-Prüfungsankündigung: was die Berufsgenossenschaft prüft

„Hiermit kündigen wir eine Prüfung der Beitragsgrundlagen an" — dieser Satz sorgt in vielen Unternehmen für Unruhe. Dabei ist eine Prüfung durch die Berufsgenossenschaft in der Regel Routine, kein Verdachtsfall. Wer die Ankündigung richtig liest, die Unterlagen vorbereitet und den Termin sauber bestätigt, geht gelassen in den Prüftermin. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt.

Warum die Berufsgenossenschaft prüft

Die Beiträge zur gesetzlichen Unfallversicherung berechnen sich aus den Lohndaten Ihres Unternehmens. Was Sie an Löhnen und Gehältern melden, bestimmt, was Sie zahlen. Die Berufsgenossenschaft prüft deshalb regelmäßig, ob die gemeldeten Beitragsgrundlagen stimmen — und gleicht dabei Ihre Angaben mit den Meldungen an die Sozialversicherung ab.

Das heißt auch: Eine Prüfungsankündigung ist kein Hinweis darauf, dass man Ihnen etwas unterstellt. Viele Prüfungen folgen dem normalen Turnus oder Auffälligkeiten in den Daten, etwa wenn sich Mitarbeiterzahlen oder Lohnsummen deutlich verändert haben. Reagieren Sie sachlich und vorbereitet — mehr erwartet niemand.

Die Ankündigung richtig lesen

Die Ankündigung enthält alles, was Sie für die Vorbereitung brauchen. Vier Angaben sollten Sie sofort notieren: Ihre Versicherungsnummer, den Prüfungszeitraum, den Termin mit Uhrzeit und Ort sowie die Liste der angeforderten Unterlagen.

Ein typisches Beispiel: Die Berufsgenossenschaft kündigt die Prüfung der Beitragsgrundlagen für die Jahre 2023 bis 2025 an, Termin 18.08.2026 um 10:00 Uhr in Ihren Geschäftsräumen. Als Unterlagen werden genannt: Lohnabrechnungen, Meldungen an die Sozialversicherung, ein Verzeichnis der Mitarbeiter und gegebenenfalls Fremdfirmenbelege. Aus so einem Schreiben geht also exakt hervor, was geprüft wird, wann geprüft wird und was auf dem Tisch liegen muss.

Bewahren Sie die Ankündigung griffbereit auf. Die Versicherungsnummer brauchen Sie für jede Rückfrage und für die Terminbestätigung.

Unterlagen-Checkliste: Was Sie bereitlegen

Gehen Sie die angeforderte Liste Punkt für Punkt durch und legen Sie für jeden Posten einen Ordner an — digital oder physisch. Für die Prüfung der Beitragsgrundlagen gehören üblicherweise auf den Tisch:

• Lohnabrechnungen für den gesamten Prüfungszeitraum — im Beispiel die Jahre 2023 bis 2025, vollständig und sortiert.
• Meldungen an die Sozialversicherung, soweit sie die gemeldeten Lohndaten belegen.
• Ein aktuelles Verzeichnis der Mitarbeiter, das zum Prüfungszeitraum passt.
• Fremdfirmenbelege, sofern Sie Fremdfirmen eingesetzt haben — Rechnungen und Nachweise, wer wann für Sie tätig war.
• Ihre Versicherungsnummer und frühere Bescheide der Berufsgenossenschaft, damit Sie bei Rückfragen nicht suchen müssen.

Prüfen Sie die Unterlagen vorab selbst auf Vollständigkeit. Fehlt einzelnes — etwa die Abrechnung eines Monats —, beschaffen Sie es vor dem Termin nach, statt am Prüfungstag erklären zu müssen, warum es fehlt.

Den Termin schriftlich bestätigen — mit Muster

Bestätigen Sie den Prüfungstermin schriftlich. Das dauert fünf Minuten, zeigt Kooperationsbereitschaft und schafft einen Beleg, falls später über den Termin gestritten wird. Nennen Sie Versicherungsnummer, Datum und Uhrzeit und bestätigen Sie die angeforderten Unterlagen. Ein Musterabsatz:

Passt der Termin nicht — etwa wegen Urlaubs oder einer Inventur —, melden Sie sich frühzeitig und schlagen Sie zwei, drei Alternativtermine vor. Üblicherweise findet sich ein Ausweichtermin, wenn Sie rechtzeitig fragen. Was Sie vermeiden sollten: schweigen und den Termin verstreichen lassen.

Ablauf am Prüfungstag

Die Prüfung findet in der Regel in Ihren Geschäftsräumen statt. Sorgen Sie für einen ruhigen Platz, an dem die Unterlagen ausgebreitet liegen und der Prüfer arbeiten kann. Legen Sie die Unterlagen in der Reihenfolge bereit, in der sie angefordert wurden — das spart beiden Seiten Zeit.

Fachlich geht es um die Beitragsgrundlagen: Der Prüfer gleicht Ihre Lohnabrechnungen mit den Meldungen ab und sieht sich Mitarbeiterverzeichnis und Fremdfirmenbelege an. Erwarten Sie Rückfragen zu einzelnen Positionen — etwa zu Mitarbeitern, die nur in einem Teil des Zeitraums beschäftigt waren, oder zu Fremdfirmen ohne lückenlose Belege. Wer vorbereitet ist, beantwortet diese Fragen aus dem Ordner heraus.

Sinnvoll ist, wenn am Prüfungstag jemand anwesend ist, der die Lohnbuchhaltung kennt — Sie selbst, Ihre Büroleitung oder ein Mitarbeiter der Kanzlei. Allgemeine Auskünfte „das weiß ich nicht genau" verlängern die Prüfung unnötig.

Typische Ergebnisse und Nachforderungen

Häufig endet die Prüfung ohne Beanstandung oder mit kleinen Hinweisen. Wenn doch Abweichungen festgestellt werden, drehen sie sich typischerweise um die Beitragsgrundlagen: Lohndaten, die nicht vollständig gemeldet waren, Mitarbeiter, die in den Unterlagen anders auftauchen als in den Meldungen, oder Fremdfirmen-Einsätze ohne saubere Nachweise.

Daraus können Nachforderungen entstehen — die Berufsgenossenschaft fordert Beiträge nach, wenn die tatsächlichen Beitragsgrundlagen höher lagen als die gemeldeten. Über eine solche Nachforderung erhalten Sie ein schriftliches Ergebnis. Lesen Sie es mit derselben Sorgfalt wie einen Steuerbescheid: Prüfen Sie Zeitraum, Beträge und Herleitung, bevor Sie zahlen. Widersprechen Sie, wenn die Herleitung nicht nachvollziehbar ist — auch hier gelten Fristen, die Sie ernst nehmen sollten.

Praxisbeispiel: 20 Tage Vorbereitungszeit nutzen

So sieht die Vorbereitung konkret aus: Ein Handelsunternehmen erhält die Ankündigung — Prüfung der Beitragsgrundlagen 2023 bis 2025, Termin 18.08.2026, also rund 20 Tage Vorbereitungszeit. Der Ablauf in vier Schritten:

Am Tag des Eingangs geht die schriftliche Terminbestätigung raus, mit Versicherungsnummer 40 1234567. In der ersten Woche stellt die Buchhaltung die Lohnabrechnungen aller drei Jahre zusammen und gleicht sie mit den SV-Meldungen ab. In der zweiten Woche werden Mitarbeiterverzeichnis und Fremdfirmenbelege vervollständigt; zwei fehlende Nachweise werden nachgefordert. Fünf Tage vor dem Termin liegt alles sortiert bereit, inklusive einer Kopie der Ankündigung obenauf. Am 18.08. dauert die Prüfung eine Stunde — die einzige Rückfrage betrifft eine Fremdfirma, deren Beleg im Ordner liegt. Ergebnis: keine Beanstandung.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich an Ihre Steuerkanzlei oder Ihre Berufsgenossenschaft.