Behördenpost verstehen. Fristen automatisch im Blick.
Brief fotografieren genügt. Sie sehen sofort, wer schreibt, was er will und bis wann. Der passende Antwortentwurf liegt schon dabei.
✓ Erkennt 11 Absendertypen✓ Antwort-Entwurf je nach Brieftyp✓ Server in Deutschland
Warum die Frist nicht am Briefkopf beginnt
Bei Behördenpost entscheiden Bekanntgabe, Fristart und Werktage. PostPilot macht diese Regeln sichtbar; die vier Fundstellen können Sie hier vollständig nachlesen.
Vier Regeln mit Fundstellen anzeigen
Die Frist läuft ab Bekanntgabe
Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der durch die Post übermittelt wird, gilt bei einer Übermittlung im Inland am vierten Tage nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 AO). Erst ab da läuft der Monat für den Einspruch (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO). Wer ab dem Datum im Briefkopf rechnet, rechnet an der falschen Stelle los.
Fristende und Termin sind zweierlei
Fällt das Ende einer Frist auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, endet sie erst mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags (§ 108 Abs. 3 AO). Ein von der Behörde gesetzter Termin dagegen ist auch dann einzuhalten, wenn er auf einen solchen Tag fällt (§ 108 Abs. 5 AO). Dieselbe Kalenderwoche, zwei verschiedene Antworten.
Der Einspruch hält die Zahlung nicht auf
Durch die Einlegung des Einspruchs wird die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts nicht gehemmt, insbesondere die Erhebung einer Abgabe nicht aufgehalten (§ 361 Abs. 1 Satz 1 AO). Auf Antrag soll ausgesetzt werden, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit bestehen oder die Vollziehung eine unbillige Härte zur Folge hätte (§ 361 Abs. 2 Satz 2 AO). Wer nur Einspruch einlegt, hat den zweiten Antrag noch offen.
Die Termine kommen wieder
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums zu übermitteln, und am zehnten Tag ist die Vorauszahlung fällig (§ 18 Abs. 1 Satz 1 und Satz 4 UStG). Zeitraum ist das Kalendervierteljahr, bei mehr als 9 000 Euro Steuer im Vorjahr der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 UStG). Dazu die Aufbewahrung: zehn, acht oder sechs Jahre je nach Unterlage (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO).
So funktioniert's
Drei Schritte zwischen „Brief im Briefkasten“ und „erledigt“.
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Post reinwerfen
Foto, Scan oder E-Mail-Weiterleitung genügt. Finanzamt, IHK, Berufsgenossenschaft, Gewerbeamt, Rentenversicherung – PostPilot kennt jeden Absender.
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KI liest & bewertet
Frist mit Countdown, Betrag, Rechtsbehelfsbelehrung, Risiko bei Nichtbeachtung. Jedes Schreiben bekommt eine Ampel und eine klare Handlungsempfehlung.
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Entwurf freigeben
Die Antwort liegt fertig bei – für Sie als Geschäftsführer oder für die Kanzlei als Mandantenmappe. Ein Klick genügt: versandfertig, Frist im Kalender.
Brief kostenlos prüfen
Probieren Sie das echte PostPilot-Regelwerk ohne Konto aus. Analysieren Sie einen Musterbrief oder berechnen Sie die Einspruchsfrist aus einem Briefdatum; Eingabe und Ergebnis werden nicht gespeichert.
Schreiben einfügen, Auswertung und Antwort-Entwurf erhalten
Wählen Sie einen der drei Musterbriefe oder fügen Sie Ihr eigenes Schreiben ein. PostPilot zeigt Absender, Aktenzeichen, Beträge, Fristampel und den passenden Antwort-Entwurf.
Behördenschreiben
Musterbrief wählen – er landet im Feld darunter und lässt sich dort ändern:
Ihr Text wird nicht gespeichert, kein Konto nötig Dieselbe Erkennung wie beim Hochladen in der App
- Behörde und Aktenzeichen
- Beträge mit ihrer Beschriftung
- Fristampel und verbleibende Tage
- passenden Antwort-Entwurf
Die drei Musterbriefe sind erfunden. Beim Auswählen setzt die Seite ihre Beispieldaten auf kommende Tage, damit die Fristampel einen laufenden Fall zeigt. Für Ihren Fall fügen Sie den Text Ihres eigenen Schreibens ein.
Briefdatum eingeben, Einspruchsfrist erhalten
Der Knopf schickt Ihr Datum an dieselbe Schnittstelle wie die App und zeigt jeden Rechenschritt mit Tag und Fundstelle. Gespeichert wird nichts.
Ihr Bescheid
Zwei Angaben genügen: wann der Brief zur Post gegeben oder abgesendet wurde und auf welchem Weg. Beides steht auf dem Schreiben.
Nichts wird gespeichert, kein Konto nötig Dasselbe Regelwerk wie in der App
Die beiden Prüfstände beantworten verschiedene Fragen: Der erste liest ein Schreiben aus, der zweite rechnet die Bekanntgabe und die Einspruchsfrist aus einem Datum. Der zweite braucht dafür kein Schreiben – wo die Auslesung endet, steht im nächsten Abschnitt.
So wird dieses Ergebnis berechnet
- Einspruchsfrist: ein Monat ab Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO)
- Bekanntgabe bei Postversand im Inland am vierten Tag nach der Aufgabe (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 AO), im Ausland einen Monat danach (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 AO)
- Umsatzsteuer-Voranmeldung nach § 18 Abs. 2 UStG, Dauerfristverlängerung nach § 46 UStDV
Die Angaben sind Rechtsstand und keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist immer der Einzelfall; die Fundstellen stehen daneben, damit Sie sie nachlesen können.
Was PostPilot erkennt, und was nicht
Die Erkennung ist ein Regelwerk, keine Ahnung: feste Stichwörter am Briefkopf, feste Formulierungen im Text. Was kein Muster trifft, wird nicht geraten, sondern leer gelassen. Die zweite Hälfte dieses Abschnitts ist die wichtigere – dort steht, wo die Erkennung endet.
Elf Absendertypen, acht Fristangaben, vier Schreibensarten und fünf Stichwörter für das Aktenzeichen.
Absender am Briefkopf elf Typen
Genommen wird die Zeile aus dem Briefkopf, nicht die Absenderzeile einer weitergeleiteten E-Mail.
Fristangaben im Text acht Formulierungen
Sechs feste Datumsangaben und zwei relative. Ein Kalendertag, den es nicht gibt, wird nicht zur Frist: Das Zitat bleibt stehen, die Frist bleibt leer.
Schreibensarten vier Arten
Vier Arten, und die vierte ist der Rückfall: Ein Schreiben, das in keine der drei ersten passt, wird neutral geführt statt zugeordnet.
Ausdrücklich nicht erkannt
Wer hier keine rote Ampel sieht, liest das sonst als Entwarnung. Diese sechs Punkte entscheidet die Erkennung nicht:
Die Zahlen oben sind gezählt und nicht geschätzt. Fehlt hier eine Formulierung, die auf Ihren Schreiben regelmäßig steht, schreiben Sie uns über das Kontaktformular am Seitenende – die Muster sind erweiterbar, das Raten bleibt es nicht.
Was die App zusätzlich kann
Der Prüfstand oben ist die Kostprobe: ein Datum, eine Rechnung, nichts gespeichert. In der App hängt dasselbe Regelwerk an einem Konto – und damit an einem Vorgang, der weiterläuft, während Sie nicht hinsehen.
- Brief hochladen statt abtippenFoto, Scan oder Textdatei: PNG, JPG, PDF, TXT, EML und MD bis 10 MB. Bilder laufen durch eine deutsche Texterkennung; ein PDF ohne Textebene wird abgelehnt, statt geraten zu werden.
- Absender, Aktenzeichen, BeträgeElf Absendertypen am Briefkopf, fünf Stichwörter für das Aktenzeichen, jeder Eurobetrag mit der Textzeile davor. In der Zusammenfassung steht die Nachforderung vorn, nicht der größte Betrag.
- Ampel je SchreibenGrün, gelb oder rot samt verbleibender Tage. Ohne erkannte Frist bleibt die Ampel leer statt grün: Eine Entwarnung, die niemand gegeben hat, wird hier nicht angezeigt.
- Erinnerung, bevor es eng wirdSieben und drei Tage vor der Frist, am Fristtag selbst und einmal, wenn sie verstrichen ist. Gemerkt wird vor dem Versand, damit dieselbe Erinnerung nicht zweimal kommt.
- Fristen im KalenderAlle erkannten Fristen als Kalenderdatei. Jeder Termin nennt Absender und Aktenzeichen und den Satz, dass das Original des Schreibens maßgeblich bleibt.
- Liste als CSVAcht Spalten von Mandant bis verbleibende Tage, mit Semikolon getrennt und mit dem Kennzeichen am Dateianfang, an dem Excel die Umlaute richtig liest. Ohne Frist bleibt die Ampelspalte leer.
- Antwort-Entwurf zum BrieftypZum erkannten Typ der passende Entwurf, als Entwurf gekennzeichnet. Entwurf, Typ, Behörde, Aktenzeichen, Beträge und Frist sind derzeit alle kostenlos sichtbar.
- Eigene EingangsadresseEine Mailadresse für Ihr Konto: weiterleiten genügt. Sie entsteht erst auf Anforderung, und eine neue lässt sich jederzeit ausstellen – die alte gilt dann nicht mehr.
- Mandanten als KlammerFür Kanzleien: Schreiben je Mandant filtern und exportieren. Einen Mandanten aufzulösen löscht kein Schreiben; es steht danach ohne Zuordnung da.
PostPilot stellt Ihnen Textbausteine bereit. Wir nehmen keine Würdigung Ihres Einzelfalls vor, beurteilen keine Erfolgsaussichten und ersetzen keine Steuerberatung. Was Sie schreiben und ob Sie es absenden, entscheiden Sie; im Zweifel lassen Sie sich beraten.
Vier Wege, und warum wir den fünften bauen
PostPilot ersetzt keinen dieser Wege. Es füllt die Lücke zwischen „liegt hier irgendwo“ und der fachlichen Prüfung durch eine Kanzlei – und sagt an jeder Stelle, wo seine eigene Grenze liegt.
Lesen, rechnen, erinnern – entscheiden Sie
- Brief hochladen: Absender, Aktenzeichen, Beträge und die im Text genannte Frist stehen sofort da.
- Bekanntgabe nach § 122 Abs. 2 AO und Einspruchsfrist nach § 355 Abs. 1 Satz 1 AO, Schritt für Schritt mit Tag und Fundstelle.
- Fristende an einem Sonnabend, Sonntag oder Feiertag: verschoben nach § 108 Abs. 3 AO, mit dem verschobenen Tag daneben.
- Erinnerung sieben und drei Tage vorher, am Fristtag und einmal danach – per Mail, ohne dass Sie die App öffnen.
- Antwort-Entwurf zum erkannten Brieftyp, als Entwurf gekennzeichnet und ohne Aussage über die Erfolgsaussicht.
Was PostPilot ausdrücklich nicht entscheidet, steht unter Was PostPilot erkennt ungekürzt daneben. Wo die Steuerberatung anfängt, sagt der Hinweis unter Was die App zusätzlich kann.
Wie lange habe ich Zeit, gegen einen Steuerbescheid Einspruch einzulegen?
Die Rechtsbehelfsbelehrung auf dem Bescheid nennt die Frist selbst, meist „innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe“. PostPilot liest genau diese Formulierung, nimmt das Briefdatum aus dem Schreiben und rechnet daraus ein konkretes Kalenderdatum. Steht stattdessen ein festes Datum hinter „zahlbar bis“ oder „spätestens bis“ im Text, übernimmt die App dieses direkt.
Was bedeutet „innerhalb von 14 Tagen“ auf einem Behördenbrief?
PostPilot liest solche Angaben als Kalendertage ab dem Briefdatum, nicht ab Ihrem Posteingang. Die App sucht dafür das Datum im Briefkopf, überspringt jedes Datum, das selbst zu einer Fristformulierung gehört, und addiert die 14 Tage. Findet sie kein Briefdatum, zeigt sie die Angabe unverändert an, statt ein Datum zu erfinden.
Welche Behörden erkennt PostPilot automatisch?
Elf Absendertypen: Finanzamt, Berufsgenossenschaft, IHK, Handwerkskammer, Gewerbeamt, Ordnungsamt, Krankenkasse, Bundeszentralamt, Rentenversicherung, Bundesagentur für Arbeit und Register- oder Amtsgericht. Die App nimmt dabei die Zeile aus dem Briefkopf, nicht die Absenderzeile einer weitergeleiteten E-Mail, und gibt den vollständigen Behördennamen samt Standort zurück. Nicht erkannte Absender führt die App neutral als Behördenschreiben, statt zu raten.
Wo steht das Aktenzeichen auf einem Behördenschreiben?
Meist im Kopf, hinter einem von fünf Stichwörtern: Aktenzeichen, Az., Steuernummer, Geschäftszeichen oder Versicherungsnummer. PostPilot prüft genau diese Reihenfolge und übernimmt das erste Kennzeichen, das im Text steht. Es erscheint im Ergebnis direkt neben Behörde, Betrag und Frist, sodass Sie es beim Antworten nicht mehr suchen müssen.
Welchen Betrag muss ich aus einem Steuerbescheid tatsächlich zahlen?
Ein Bescheid nennt oft drei Zahlen: festgesetzte Steuer, geleistete Vorauszahlungen und die Nachforderung. Zahlungsrelevant ist die Nachforderung. PostPilot zieht jeden Eurobetrag samt der Textzeile davor heraus und stellt in der Zusammenfassung bewusst den Betrag voran, dessen Beschriftung „Nachforderung“ enthält. So steht die zahlungsrelevante Zahl oben, nicht die größte.
Was sich für Sie ändert
Heute
- Frist im Kopf oder auf einem Klebezettel
- Absender erst nach dem Öffnen des Umschlags klar
- Aktenzeichen und Beträge jedes Mal neu abtippen
- Antwort aus einer alten Word-Vorlage zusammenkopiert
Mit PostPilot
- Frist als Kalenderdatum, aus Briefdatum plus Tagesangabe berechnet
- Elf Absendertypen am Briefkopf erkannt, nicht am E-Mail-Header
- Aktenzeichen, Steuernummer und Beträge mit Beschriftung ausgelesen
- Entwurf für Fristverlängerung, Einspruch oder Terminbestätigung liegt bei
Belastbare Bußgeld- oder Zuschlagszahlen liegen uns für PostPilot nicht vor, deshalb nennen wir keine.
Aktuell kostenlos
Alles enthalten
Nutzen Sie derzeit sämtliche Funktionen kostenlos. Sie brauchen keine Kreditkarte und gehen kein Abonnement ein.
- Sämtliche Funktionen, auch Export und Erinnerungen
- Keine Kreditkarte, keine Zahlungsdaten
- Kein Abonnement, keine Testphase, die sich verlängert
- Ein kostenloses Konto brauchen Sie nur zum Speichern und für Erinnerungen
Das Konto ist kostenlos und erforderlich, damit Ihre Vorgänge und Fristen gespeichert werden können.
Porto und Gebühren der Behörde zahlen Sie wie bisher direkt dort.
Werkzeuge, die ohne Anmeldung rechnen
Sechs Seiten, sechs Rechenwege. Sie rechnen im Browser gegen dieselbe Schnittstelle wie die App und speichern nichts – weder Ihre Eingabe noch das Ergebnis, auch nicht anonym. Damit stellt sich weder die Frage nach einer Einwilligung noch die nach dem Datenexport.
- Einspruchsfrist berechnenEin Monat ab Bekanntgabe, nicht ab dem Bescheiddatum (§ 355 Abs. 1 Satz 1 AO). Mit der Viertagesregel davor und der Werktagsregel dahinter.
- Verspätungszuschlag prüfenMuss, Kann und die Fälle ohne Formel: Bei monatlichen und vierteljährlichen Steueranmeldungen gibt es keine Rechnung, sondern Ermessen (§ 152 Abs. 8 Satz 1 Nr. 1 AO).
- Säumniszuschlag berechnenWas die verspätete Zahlung kostet, nach § 240 AO – samt der Säumnis, die noch keinen Zuschlag auslöst.
- Stundungszinsen berechnenWas ein Aufschub kostet, bevor Sie ihn beantragen (§§ 234 und 238 AO).
- Aufbewahrungsfrist bestimmenWelche Unterlage zehn, acht oder sechs Jahre bleiben muss und wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt (§ 147 Abs. 3 und Abs. 4 AO).
- Steuertermine als KalenderAbgabe- und Zahlungstermine der Umsatzsteuer-Voranmeldung (§ 18 UStG), auf Wunsch als Kalenderdatei.
Dazu fünf Seiten, die einen Vorgang erklären statt ihn zu rechnen: wann ein Steuerbescheid als bekannt gegeben gilt, der Einspruch, die Fristverlängerung, die Aussetzung der Vollziehung und die Stundung. Ohne Konto können Sie außerdem ein Schreiben im Monat prüfen lassen; mit kostenlosem Konto sind es drei.
Für Ihren Vorgang
Jeder Vorgang hat bei PostPilot eine eigene Seite:
- Finanzamt-Bescheid prüfen lassen
- Einspruchsfrist: einen Monat ab Bekanntgabe, nicht ab Bescheiddatum
- Wann gilt ein Steuerbescheid als bekannt gegeben?
- Säumniszuschlag: was die verspätete Zahlung ans Finanzamt kostet
- Verspätungszuschlag nach § 152 AO: Muss, Kann und die Fälle ohne Formel
- Aufbewahrungsfristen: welche Unterlage wie lange bleiben muss
Weitere 9 Seiten anzeigen
- Steuertermine: welche Frist in den Jahresplan gehört und welche nicht
- Stundungszinsen: was der Aufschub beim Finanzamt kostet
- Einspruch beim Finanzamt schreiben: der Entwurf und die zwei Sätze, die zählen
- Fristverlängerung beim Finanzamt: welche Frist sich verlängern lässt
- Aussetzung der Vollziehung: der Antrag, der die Zahlung anhält
- Stundung beim Finanzamt: was der Antrag voraussetzt
- Schätzungsbescheid: die Reihenfolge, die das Geld im Haus hält
- Betriebsprüfung angekündigt: was die Anordnung enthalten muss
- Post von der Berufsgenossenschaft: Prüfung ankündigen, Termin bestätigen
Häufige Fragen
Ersetzt PostPilot meinen Steuerberater?
Nein – im Gegenteil. PostPilot sortiert, versteht und entwirft. Über fachliche Prüfung und Versand entscheiden Sie oder Ihre Kanzlei. Für Kanzleien ist PostPilot das Vorzimmer, das die Post der Mandanten vorsortiert.
Wie sicher sind meine Daten?
Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung. Keine Weitergabe an Dritte, keine Trainingsnutzung Ihrer Dokumente.
Welche Behörden werden unterstützt?
Finanzverwaltung (alle Bundesländer), IHK/HWK, Berufsgenossenschaften, Gewerbe- und Ordnungsämter, Deutsche Rentenversicherung, Krankenkassen (Beitragsbescheide) und Bundesanzeiger/Registergerichte.
Was passiert, wenn PostPilot etwas falsch liest?
Jeder Entwurf ist als Entwurf gekennzeichnet und wird erst nach Ihrer Freigabe versendet. Kritische Fristen (z. B. Einspruchsfristen) werden zusätzlich doppelt hervorgehoben und eskaliert.
Erkennt PostPilot auch schlechte Scans oder Handschrift?
Fotografieren Sie den Brief bei Tageslicht von oben, dann klappt die Erkennung fast immer. Wenn ein Scan unleserlich ist, sagt die App das ehrlich – und Sie können den Text alternativ einfach abtippen oder weiterleiten. Entscheidend ist: Keine Analyse geht ungeprüft raus, Sie sehen immer zuerst, was erkannt wurde.
Wo werden meine Schreiben gespeichert – und wer sieht sie?
Auf einem Server in Deutschland, verschlüsselt, ausschließlich Ihrem Konto zugeordnet. Niemand liest mit. Über die Konto-Seite exportieren Sie alle Daten oder löschen Ihr Konto samt Inhalten jederzeit vollständig selbst.
Kann meine Steuerkanzlei mitarbeiten?
Ja – Schreiben werden als Mandanten-Mappe vorbereitet, die Kanzlei prüft und gibt frei. Sie behalten die Hoheit darüber, was wann rausgeht.
Was kostet mich ein versäumter Termin wirklich?
Das kommt auf den Fall an, und wir rechnen es Ihnen nicht schön: Die Finanzbehörde KANN einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 1 AO); bleibt die Erklärung aus, schätzt sie zusätzlich die Besteuerungsgrundlagen. Eine belastbare Zahl für Ihren Fall haben wir nicht und nennen deshalb keine. Was PostPilot leistet, ist der Termin: Frist gelesen, Datum gerechnet, Erinnerung gesetzt.
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