Bescheid im Postfach: der vierte Tag zählt, nicht der Abruf

Steuerbescheide kommen längst nicht mehr nur mit der Post. Wurde die Erklärung elektronisch übermittelt, stellt die Finanzverwaltung den Bescheid zum Datenabruf bereit. Für die Frist ändert das alles und nichts: Es gilt weiterhin eine Vier-Tage-Regel, aber sie hängt am Tag der Bereitstellung und nicht daran, wann jemand das Postfach öffnet. Wer wochenweise nicht hineinsieht, verliert die Einspruchsfrist, ohne den Bescheid je gelesen zu haben.

Drei Wege der Bekanntgabe, drei Anknüpfungspunkte

Die Abgabenordnung kennt für den Regelfall drei Wege, und alle drei arbeiten mit derselben Zahl. Unterschiedlich ist nur, woran die vier Tage anknüpfen.

Alle vier Fiktionen stehen unter demselben Vorbehalt: Sie gelten nicht, wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Im Zweifel hat die Behörde den Zugang und dessen Zeitpunkt nachzuweisen; bei § 122a Abs. 4 Satz 2 AO ist es der Zeitpunkt der Bereitstellung zum Abruf.

Der entscheidende Unterschied der vierten Zeile: Sie knüpft nicht an eine Zustellung an, sondern an eine Bereitstellung. Der Abruf selbst kommt in der Norm nicht vor. Wie die klassische Vier-Tage-Regel bei Papierbescheiden wirkt, führt unser Beitrag zur Bekanntgabefiktion nach § 122 AO aus.

Wann Ihr Bescheid überhaupt ins Postfach geht

§ 122a Abs. 1 Satz 1 AO erlaubt die Bekanntgabe durch Bereitstellung zum Datenabruf allgemein. Satz 2 macht daraus für den häufigsten Fall eine Sollvorschrift: Mittels Bereitstellung soll insbesondere bekannt gegeben werden, wenn ein Steuerbescheid, Steuermessbescheid oder Feststellungsbescheid auf einer elektronisch übermittelten Erklärung beruht und diese entweder vom Beteiligten selbst über ein von der Finanzverwaltung bereitgestelltes Nutzerkonto übermittelt wurde oder durch eine Person im Sinne des § 80 Abs. 2 AO, also etwa die Steuerkanzlei.

Zwei weitere Absätze entscheiden über den Alltag:

• Absatz 1 Satz 3: Die abrufberechtigte Person ist am Tag der Bereitstellung elektronisch über die Abrufmöglichkeit und ihre Rechtswirkungen zu benachrichtigen. Diese Benachrichtigung ist der einzige Impuls, den Sie bekommen; landet sie im Spam-Ordner, läuft die Frist trotzdem.
• Absatz 2: Wer eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe nach § 122 Abs. 2 AO beantragt hat, bekommt keinen Bescheid ins Postfach. Antrag und Widerruf wirken nur für die Zukunft und werden erst wirksam, wenn sie der Finanzbehörde zugehen.
• Absatz 5: Dieselben Regeln gelten, wenn der Bescheid im Postfach des Nutzerkontos nach dem Onlinezugangsgesetz bereitgestellt wird.
• § 122 Abs. 7 Satz 2 AO: Bei Ehegatten oder Lebenspartnern mit gemeinsamer Anschrift genügt die Bereitstellung an einen von beiden, sofern dieser benachrichtigt wurde und niemand einen Antrag nach § 122a Abs. 2 AO gestellt hat.

Für den Abruf ist nach § 122a Abs. 3 AO eine Authentisierung erforderlich. Praktisch heißt das: Ohne Zugangsdaten kein Bescheid, aber mit laufender Frist.

Die Frist rechnen

Die Einspruchsfrist beträgt nach § 355 Abs. 1 Satz 1 AO einen Monat nach Bekanntgabe des Verwaltungsakts. Gerechnet wird nach § 108 Abs. 1 AO entsprechend den §§ 187 bis 193 BGB, soweit die Absätze 2 bis 5 nichts anderes bestimmen.

Was § 122a AO ausdrücklich nicht regelt: ob sich der vierte Tag selbst verschiebt, wenn er auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt. § 108 Abs. 3 AO spricht vom Ende einer Frist. Wer auf den letzten Tag zusteuert, klärt diese Frage mit seiner steuerlichen Beratung, statt sie zu schätzen. Der sichere Weg ist ohnehin, nicht auf den letzten Tag zuzusteuern.

Der Einspruch selbst bleibt formgebunden und fristgebunden; Form und Wirkung stehen in unserem Beitrag Einspruch beim Finanzamt. Und falls die Frist doch verstrichen ist, ordnet der Beitrag zur Wiedereinsetzung nach § 110 AO ein, was dann noch geht.

Was das für die Organisation im Betrieb heißt

Bei Papierbescheiden übernimmt der Posteingang die Aufmerksamkeit. Beim Datenabruf gibt es keinen Umschlag, nur eine Benachrichtigungs-Mail, und die geht an eine Adresse, die häufig eine Person und nicht eine Rolle ist.

Wer die Bereitstellung nicht will, kann sie nach § 122a Abs. 2 AO abwählen und postalische Bekanntgabe beantragen. Das ist kein Zeitgewinn, sondern eine Verlagerung: Der Papierweg hat mit § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO dieselbe Vier-Tage-Fiktion. Der Vorteil liegt allein darin, dass ein Brief im Posteingang auffällt.

PostPilot nimmt einen Bescheid mit seinem maßgeblichen Datum auf und rechnet die Frist aus der Bekanntgabe, nicht aus dem Datum im Briefkopf. Welche Punkte ein Bescheid im ersten Durchgang hergeben muss, damit sich der Aufwand eines Einspruchs überhaupt lohnt, steht in unserem Beitrag Finanzamt-Bescheid prüfen.

Häufige Fragen

Ab wann läuft die Einspruchsfrist bei einem Bescheid im ELSTER-Postfach?

Ab der Bekanntgabe, und die gilt nach § 122a Abs. 4 Satz 1 AO am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf als erfolgt. Der Tag des Abrufs ist dafür ohne Bedeutung. Ab diesem Tag läuft der Monat des § 355 Abs. 1 Satz 1 AO.

Was passiert, wenn ich das Postfach nie öffne?

Die Frist läuft trotzdem. Die Fiktion knüpft an die Bereitstellung an, nicht an den Abruf. Nur wenn der Verwaltungsakt nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist, gilt sie nicht; im Zweifel hat die Behörde den Zeitpunkt der Bereitstellung nachzuweisen.

Kann ich verlangen, Bescheide weiterhin per Post zu bekommen?

Ja. Nach § 122a Abs. 2 AO ist Absatz 1 nicht anzuwenden, wenn der Beteiligte eine einmalige oder dauerhafte postalische Bekanntgabe nach § 122 Abs. 2 AO beantragt hat. Der Antrag wirkt, ebenso wie sein Widerruf, nur für die Zukunft und wird erst mit Zugang bei der Finanzbehörde wirksam.

Bekommen Ehegatten je einen eigenen Bescheid ins Postfach?

Nicht zwingend. Bei Ehegatten oder Lebenspartnern mit gemeinsamer Anschrift genügt es nach § 122 Abs. 7 Satz 2 AO, wenn einem der Beteiligten eine Ausfertigung zum Datenabruf bereitgestellt und dieser benachrichtigt wurde, sofern niemand einen Antrag nach § 122a Abs. 2 AO gestellt hat.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.