Betriebsprüfung angekündigt: welche Frist die Ankündigung wahren muss (§ 197 AO)

Im Briefkasten liegt eine Prüfungsanordnung des Finanzamts. Die erste Frage: Wie kurzfristig darf das Amt einen Prüfungstermin ansetzen? Das Gesetz nennt keine Wochenzahl, es verlangt „angemessene Zeit“ (§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO). Eine Zahl steht erst in der Betriebsprüfungsordnung: in der Regel 2 Wochen, bei Großbetrieben 4 (§ 5 Abs. 4 Satz 2 BpO).

Die Prüfungsanordnung ist ein Verwaltungsakt, kein Anruf

§ 196 AO ist ein einziger Satz: Die Finanzbehörde bestimmt den Umfang der Außenprüfung in einer schriftlich oder elektronisch zu erteilenden Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung nach § 356. Ein Anruf ersetzt sie nicht.

Nicht Inhalt der Anordnung, aber bekannt zu geben: der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer (§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO). Die Mitteilung darüber darf mit der Anordnung verbunden werden (§ 5 Abs. 2 Satz 3 BpO); die Prüfernamen können in sie aufgenommen werden, müssen es aber nicht (§ 5 Abs. 3 BpO).

Wann der Brief als bekannt gegeben gilt, rechnet Behördenpost organisieren vor.

Angemessene Zeit: in der Regel 2 Wochen, bei Großbetrieben 4

§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO verlangt, die Prüfungsanordnung sowie den voraussichtlichen Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird. Eine Zahl steht dort nicht.

Konkret wird die Betriebsprüfungsordnung, eine Verwaltungsvorschrift. § 5 Abs. 4 Satz 2 BpO: In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen. „In der Regel“ ist kein Mindestmaß für jeden Einzelfall.

Zwei Ausnahmen stehen im Gesetz: Der Vorlauf entfällt, soweit der Prüfungszweck durch ihn gefährdet würde; die Anordnung selbst bleibt nach § 196 AO schriftlich oder elektronisch zu erteilen und wird dann erst bei Prüfungsbeginn bekannt gegeben. Und der Steuerpflichtige kann auf die Einhaltung der Frist verzichten (§ 197 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO).

Wie viele Jahre die Anordnung erfassen darf

Den Umfang bestimmt die Finanzbehörde nach pflichtgemäßem Ermessen (§ 4 Abs. 1 BpO). Bei Großbetrieben soll der Prüfungszeitraum an den vorhergehenden anschließen (§ 4 Abs. 2 Satz 1 BpO), bei anderen Betrieben in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 BpO).

• Mehr als drei Zeiträume sind möglich bei erwarteten nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen oder Verdacht einer Steuerstraftat oder Steuerordnungswidrigkeit (§ 4 Abs. 3 Satz 2 BpO).
• Anschlussprüfungen sind zulässig (§ 4 Abs. 3 Satz 3 BpO); maßgebend ist die Größenklasse bei Bekanntgabe der Anordnung (§ 4 Abs. 4 BpO).

Auch das Amt hat eine Soll-Frist: Beruht die Prüfung auf einem Steuerbescheid zu einer Steuererklärung nach § 149 Abs. 3 AO, soll die Anordnung bis zum Ablauf des Folgejahres seines Wirksamwerdens ergehen (§ 197 Abs. 5 Satz 1 AO); anzuwenden auf Steuern, die nach dem 31.12.2024 entstehen (Art. 97 § 37 Abs. 2 EGAO).

Der Termin passt nicht: verlegen oder Einspruch

§ 197 Abs. 2 AO: Auf Antrag der Steuerpflichtigen soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. „Soll“ heißt: Sind die Gründe glaubhaft gemacht, ist die Verlegung der Regelfall.

Beispiele nennt die Verwaltungsvorschrift: Erkrankung des Steuerpflichtigen, seines steuerlichen Beraters oder eines für Auskünfte maßgeblichen Betriebsangehörigen, beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt (§ 5 Abs. 5 Satz 1 BpO).

Der Einspruch hält die Prüfung nicht auf: Die Vollziehung wird durch ihn nicht gehemmt (§ 361 Abs. 1 Satz 1 AO); wer den Beginn aufhalten will, muss zusätzlich die Aussetzung der Vollziehung beantragen (§ 361 Abs. 2 AO). Dazu Einspruch beim Finanzamt. Die Frist zur Vorlage von Unterlagen ist behördlich gesetzt (§ 109 Abs. 1 Satz 1 AO): Fristverlängerung beantragen.

Nach dem Beginn: Unterlagen, Schwerpunkte, Verzögerungsgeld

Mit der Anordnung kann die Vorlage aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtiger Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist verlangt werden, bei Daten aus einem Datenverarbeitungssystem in maschinell auswertbarem Format (§ 197 Abs. 3 Sätze 1 und 2 AO). Wer vorlegt, bekommt etwas zurück: Dann sollen die beabsichtigten Prüfungsschwerpunkte mitgeteilt werden, ohne die Prüfung darauf zu beschränken (§ 197 Abs. 4 AO).

Der Zeitdruck kommt aus § 200a AO: Nach sechs Monaten seit Bekanntgabe der Anordnung kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen, zu erfüllen binnen eines Monats (Abs. 1 Sätze 1 und 4). Wird es nicht oder nicht hinreichend erfüllt, ist ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festzusetzen: 75 Euro für jeden vollen Kalendertag, höchstens für 150 Kalendertage (Abs. 2 Sätze 1 bis 3). Davon ist abzusehen, wenn der Steuerpflichtige die Verzögerung als entschuldbar glaubhaft macht (Satz 6).

Praxis: die zwei Wochen bis zum Prüfungsbeginn

Ein Handwerksbetrieb erhält eine Prüfungsanordnung für 2022 bis 2024, Beginn in gut zwei Wochen. Das Finanzamt führt ihn nicht als Großbetrieb; die Merkmale dafür legen die obersten Finanzbehörden der Länder fest (§ 3 BpO), die Beschäftigtenzahl gehört nicht dazu. Für andere Betriebe sind zwei Wochen Vorlauf und drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume die Regelwerte (§ 5 Abs. 4 Satz 2, § 4 Abs. 3 Satz 1 BpO). Zu beanstanden ist nichts, zu tun trotzdem einiges.

Hier arbeitet PostPilot. Sie laden das Schreiben als PDF, Foto oder Textdatei hoch; die regelbasierte Extraktion erkennt Behörde, Aktenzeichen, Beträge und die genannte Frist. Die Fristampel bewertet den Stand: rot bei abgelaufener Frist, gelb am Fälligkeitstag und in den sieben Tagen davor, grün darüber. Aus der Einordnung als Mahnung, Bescheid, Prüfungsankündigung oder sonstiges Schreiben entsteht ein Antwort-Entwurf; bei einer Prüfungsankündigung eine Eingangsbestätigung, die einen erkannten Termin aufnimmt. Fehlende Angaben bleiben als Platzhalter in eckigen Klammern stehen.

Zwei Grenzen: PostPilot beurteilt nicht, ob eine Anordnung rechtmäßig ist, und rechnet die Bekanntgabe nicht aus.

Nicht gemeint ist die Prüfungsankündigung der Berufsgenossenschaft: Sie betrifft die Beitragsgrundlagen der Unfallversicherung, nicht die Besteuerungsgrundlagen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss eine Betriebsprüfung angekündigt werden?

Das Gesetz nennt keine feste Zahl: Die Prüfungsanordnung ist angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben, wenn der Prüfungszweck dadurch nicht gefährdet wird (§ 197 Abs. 1 Satz 1 AO). Konkreter wird die Verwaltungsvorschrift: In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen (§ 5 Abs. 4 Satz 2 BpO).

Kann ich den Termin der Betriebsprüfung verschieben lassen?

Ja. Auf Antrag soll der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden (§ 197 Abs. 2 AO). Anerkannt werden können etwa Erkrankung des Steuerpflichtigen oder seines steuerlichen Beraters sowie beträchtliche Betriebsstörungen durch Umbau oder höhere Gewalt (§ 5 Abs. 5 Satz 1 BpO).

Was passiert, wenn ich in der Prüfung keine Unterlagen liefere?

Nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen ergehen, das binnen eines Monats zu erfüllen ist (§ 200a Abs. 1 Sätze 1 und 4 AO). Wird es nicht oder nicht hinreichend erfüllt, sind 75 Euro für jeden vollen Kalendertag festzusetzen, höchstens für 150 Kalendertage (§ 200a Abs. 2 Sätze 1 bis 3 AO). Davon ist abzusehen, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft macht, dass die Verzögerung entschuldbar ist (Satz 6).

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.