Aufbewahrungs­fristen: 10, 8 und 6 Jahre nach § 147 AO

Ein Regal voll Ordner, und niemand weiß, was davon weg darf. § 147 AO kennt drei Fristen und ordnet ihnen sechs Gruppen von Unterlagen zu. Buchungsbelege sind seit der Fassung ab dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren, nicht mehr zehn.

Was § 147 AO verlangt

§ 147 Abs. 1 AO beginnt mit einem halben Satz: Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Es folgen sechs Nummern, deren letzte alles hereinzieht, was für die Besteuerung zählt.

Die Pflicht trifft nicht jeden: Sie hängt an der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Nach § 140 AO greift sie, soweit andere Gesetze eine solche auferlegen (für Kaufleute § 238 HGB); nach § 141 AO ab mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr. Rechnungen bewahrt nach § 14b Abs. 1 UStG jeder Unternehmer auf.

• Nummer 1: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
• Nummer 2 und 3: empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe und Wiedergaben der abgesandten.
• Nummer 4: Buchungsbelege.
• Nummer 4a: Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union.
• Nummer 5: sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Handelsbriefe sind dabei nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB).

Zehn, acht, sechs Jahre

§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO verteilt diese Nummern auf drei Fristen, unter einem Vorbehalt im selben Satz: sofern nicht andere Steuergesetze kürzere Fristen zulassen.

Die acht Jahre sind neu. Die ab dem 1. Januar 2025 geltende Fassung gilt erstmals für alle Unterlagen, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO).

Ausgenommen sind nicht nur Banken: Institute im Sinne des § 1 Abs. 1b KWG, also Kredit- und Finanzdienstleistungsinstitute, einschließlich der Zweigstellen nach § 53 KWG, dazu Unternehmen unter der Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG. Für sie gilt die alte Fassung weiter (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO), Buchungsbelege also zehn Jahre (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB).

Der Fristbeginn liegt immer am Jahresende

Gerechnet wird nicht ab dem Datum auf dem Papier: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Ein ganzer Jahrgang wird gemeinsam frei, nicht Blatt für Blatt. Wer den Eingang jedes Schreibens festhält, hat den Jahresbezug in der Ablage: dazu Behördenpost im Team organisieren.

Wann eine Frist trotzdem weiterläuft

Am Ende von Absatz 3 steht der wichtigste Satz: Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Sechs, acht oder zehn Jahre sind damit ein Regelwert, kein Endtermin.

Die Festsetzungsfrist beträgt ein Jahr für Verbrauchsteuern und vier Jahre für die übrigen Steuern und Steuervergütungen (§ 169 Abs. 2 Satz 1 AO). Kürzere Fristen außerhalb des Steuerrechts lassen die steuerliche Frist ohnehin unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO).

Papier oder Datei

Absatz 2 erlaubt die Aufbewahrung als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO).

• Ausgenommen: Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz.
• Ebenfalls ausgenommen: Urkunden und Nachweise nach Nummer 4a.
• Alles Übrige darf als Wiedergabe vorliegen.

Die beiden Bedingungen: Die Wiedergabe muss mit empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich, mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Und sie muss während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Daran hängen Kosten: Wer Unterlagen als Wiedergabe vorlegt, stellt die Hilfsmittel zum Lesbarmachen auf eigene Kosten und druckt auf Verlangen aus (§ 147 Abs. 5 AO). In der Außenprüfung kommt der Datenzugriff hinzu (§ 147 Abs. 6 Satz 1 AO), siehe Betriebsprüfung angekündigt.

Praxis: zwei Fristen an einem Brief

Ein Handwerksbetrieb erhält im August 2026 ein Schreiben des Finanzamts. Darin stecken zwei Fristen, die nichts miteinander zu tun haben: die Antwortfrist und die Aufbewahrungsfrist.

Die zweite ist leichter einzuordnen, als sie klingt. Ob Geschäftsbrief nach Nummer 2 oder sonstige Unterlage nach Nummer 5: Beide Gruppen stehen bei sechs Jahren (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO), Ablauf Ende 2032. Dient das Schreiben als Beleg für eine Buchung, ist es ein Buchungsbeleg nach Nummer 4: acht Jahre, Ablauf Ende 2034.

Bei der ersten Frist arbeitet PostPilot: Sie laden das Schreiben hoch, die regelbasierte Extraktion erkennt Behörde, Aktenzeichen, Beträge und die genannte Frist. Die Fristampel steht auf rot bei abgelaufener Frist, gelb am Fälligkeitstag und in den sieben Tagen davor, grün darüber.

Zwei Grenzen: PostPilot ist kein Archiv nach § 147 AO und rechnet keine Aufbewahrungsfrist aus. Was ein Bescheid daneben auslöst, steht in Finanzamt-Bescheid prüfen.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?

Acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Die Achtjahresfrist gilt für alle Unterlagen, deren Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Institute nach § 1 Abs. 1b KWG (auch Finanzdienstleistungsinstitute und Zweigstellen nach § 53 KWG), Versicherer unter Aufsicht nach § 1 Abs. 1 VAG und Wertpapierinstitute nach § 2 Abs. 1 WpIG bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre: das Doppel jeder ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist genau?

Mit dem Schluss des Kalenderjahrs, nicht mit dem Datum des Schriftstücks (§ 147 Abs. 4 AO). Maßgeblich ist das Jahr, in dem die Unterlage entstanden, aufgestellt, empfangen oder abgesandt worden ist. Ein Beleg aus dem März 2026 beginnt seine Frist am 31. Dezember 2026.

Darf ich Unterlagen eingescannt aufbewahren?

Ja, wenn die Wiedergabe auf einem Bildträger oder Datenträger den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und die Wiedergabe jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar ist (§ 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Unterlagen nach Nummer 4a.

Verlängert eine Steuerhinterziehung die Aufbewahrungsfrist?

Über § 147 AO nicht. Die Frist läuft zwar nicht ab, solange die Festsetzungsfrist der Steuer offen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dabei aber ausdrücklich nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Dort stehen die zehn Jahre bei hinterzogener und die fünf Jahre bei leichtfertig verkürzter Steuer.

Das Wichtigste in Kürze

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.