Aufbewahrungsfristen: welche Unterlage wie lange bleiben muss
Drei Zahlen stehen in einem einzigen Satz: Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, die sonstigen Unterlagen sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Gerechnet wird nicht ab dem Datum auf dem Papier, sondern ab dem Schluss des Kalenderjahrs – und ein vierter Satz kann jede dieser Fristen anhalten.
Gerechnet wird ab dem Schluss des Kalenderjahrs (§ 147 Abs. 4 AO), nicht ab dem Datum auf dem Papier. Neben der gefragten Art steht die ganze Übersicht des Jahrgangs. Es wird nichts gespeichert.
Ihr Ablauftag erscheint hier.
So geht es
- Die Unterlage einordnen§ 147 Abs. 1 AO zählt sechs Gruppen auf: Bücher und Abschlüsse (Nr. 1), empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe (Nr. 2 und 3), Buchungsbelege (Nr. 4), Zollunterlagen (Nr. 4a) und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (Nr. 5).
- Die Frist zuordnenZehn Jahre für Nummer 1 und 4a, acht Jahre für Nummer 4, sechs Jahre für die übrigen (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Rechnungen und Rechnungsdoppel liegen mit acht Jahren daneben (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).
- Ab dem Jahresende zählenDie Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Ein Beleg aus dem März 2026 beginnt seine Frist am 31. Dezember 2026.
- Vor dem Vernichten die Hemmung prüfenDie Frist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Sechs, acht oder zehn Jahre sind ein Regelwert, kein Endtermin.
Der Satz, der die Rechnung wieder aufhebt
Am Ende von Absatz 3 steht die wichtigste Einschränkung: Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Absatz 2 Satz 2 gilt nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Wer einen Jahrgang aussortiert, prüft deshalb zuerst, ob steuerlich noch etwas offen ist.
Die Festsetzungsfrist beträgt ein Jahr für Verbrauchsteuern und Verbrauchsteuervergütungen und vier Jahre für die übrigen Steuern und Steuervergütungen (§ 169 Abs. 2 Satz 1 AO). Die verlängerten Fristen von zehn beziehungsweise fünf Jahren bei hinterzogener oder leichtfertig verkürzter Steuer stehen in Satz 2 – und genau diesen Satz nimmt § 147 Abs. 3 Satz 5 AO von der Hemmung aus. Wer weiter rechnet, verschärft eine Pflicht, die das Gesetz begrenzt.
Zwei Sonderfälle, die früher enden
Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung (§ 147 Abs. 3 Satz 3 AO); für abgesandte Lieferscheine derselben Art endet sie mit dem Versand der Rechnung (Satz 4). Das ist eine der wenigen Stellen, an denen ein Ereignis die Jahresfrist ablöst.
Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die steuerliche Frist dagegen unberührt (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Eine kürzere Frist an anderer Stelle ist also kein Grund, den Ordner früher wegzuwerfen.
Digital aufbewahren: erlaubt, mit zwei Bedingungen und einer Ausnahme
Die Unterlagen dürfen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht (§ 147 Abs. 2 AO). Zwei Bedingungen nennt dieselbe Vorschrift: bildliche Übereinstimmung bei empfangenen Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen, inhaltliche bei den anderen Unterlagen, und jederzeitige Verfügbarkeit mit unverzüglicher Lesbarkeit und maschineller Auswertbarkeit während der ganzen Frist.
Ausgenommen sind die Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und die Unterlagen nach Nummer 4a, soweit es sich um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt. Wer Unterlagen als Wiedergabe vorlegt, stellt die Hilfsmittel zum Lesbarmachen auf eigene Kosten und druckt auf Verlangen aus (§ 147 Abs. 5 AO).
Der Rechner nennt den Tag, das Archiv bleibt Ihres
Der Rechner oben nennt zu einer Unterlagenart und einem Jahrgang den Ablauftag, den ersten Tag, an dem vernichtet werden darf, und daneben die ganze Übersicht des Jahrgangs. Der Grund für die zweite Hälfte steht im Regelwerk: Wer nur die eigenen drei Kästen kennt, übersieht die vierte. Was PostPilot ausdrücklich nicht ist, bleibt es: ein Archiv nach § 147 AO. Die revisionssichere Ablage ersetzt es nicht, und der Vorbehalt der Ablaufhemmung steht an jeder Zeile des Ergebnisses.
Wofür die App daneben gebaut ist, ist die andere Frist an demselben Brief: die Antwortfrist. Sie laden das Schreiben hoch oder leiten es an die Eingangsadresse Ihres Kontos weiter, PostPilot erkennt Behörde, Aktenzeichen, Beträge und die genannte Frist und erinnert sieben und drei Tage vorher.
Die vollständige Zuordnung von Unterlage zu Frist, samt der Sonderregeln für Rechnungen und Institute, steht im Fachbeitrag „Aufbewahrungsfristen: 10, 8 und 6 Jahre nach § 147 AO“ unter /blog/aufbewahrungsfristen-unterlagen-147-ao/.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Acht Jahre (§ 147 Abs. 3 Satz 1 in Verbindung mit § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre: das Doppel jeder selbst ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist; § 147 Abs. 3 AO bleibt unberührt (§ 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
Wann beginnt die Frist genau?
Mit dem Schluss des Kalenderjahrs, nicht mit dem Datum des Schriftstücks (§ 147 Abs. 4 AO). Ein ganzer Jahrgang wird damit gemeinsam frei und nicht Blatt für Blatt.
Verlängert eine Steuerhinterziehung die Aufbewahrungsfrist?
Über § 147 AO nicht. Die Frist läuft zwar nicht ab, solange die Festsetzungsfrist offen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dabei aber ausdrücklich nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Dort stehen die zehn und die fünf Jahre.
Alle Funktionen inklusive. Keine Kreditkarte.
Behördenpost geordnet ablegenRechnet ohne Konto · Keine Speicherung · Wortlaut statt Faustregel
PostPilot ist kein Archiv nach § 147 AO. Der Rechner nennt den Regelwert nach dem Wortlaut; ob die Frist nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO weiterläuft, prüfen Sie selbst. Dies ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.