Steuertermine: welche Frist in den Jahresplan gehört und welche nicht

Behördenfristen haben zwei Sorten, und nur eine passt in einen Kalender, den Sie im Dezember anlegen. Kalenderfristen nennen Tag und Monat: die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums (§ 18 Abs. 1 Satz 1 UStG). Ereignisfristen beginnen erst mit einem Schreiben – und genau dort setzt PostPilot an.

So geht es

1. Den Rhythmus feststellenVoranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr; beträgt die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum (§ 18 Abs. 2 Sätze 1 und 2 UStG). Bei nicht mehr als 2.000 Euro kann das Finanzamt von Voranmeldung und Vorauszahlung befreien (Satz 3).
2. Die festen Termine eintragenZwölf oder vier Voranmeldungen jeweils bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums, dazu die Jahreserklärung. Die Vorauszahlung ist am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig und bis dahin zu entrichten (§ 18 Abs. 1 Satz 4 UStG).
3. Jeden Termin auf seinen Wochentag prüfenFällt das Ende einer Frist auf einen Sonntag, einen gesetzlichen Feiertag oder einen Sonnabend, endet sie mit dem Ablauf des nächstfolgenden Werktags (§ 108 Abs. 3 AO). Das ist Termin für Termin zu prüfen und keine Regel, auf die man sich verlässt.
4. Die Ereignisfristen laufend führenFür alles, was mit einem Brief anfängt, legt PostPilot je Schreiben einen Vorgang an: erkannte Frist, Ampel, Erinnerung sieben und drei Tage vorher, Kalenderdatei und Antwortentwurf.

Die Dauerfristverlängerung ist ein Anspruch, kein Ermessen

Das Finanzamt hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen für die Übermittlung der Voranmeldungen und für die Entrichtung der Vorauszahlungen um einen Monat zu verlängern (§ 46 Satz 1 UStDV). Abzulehnen oder zu widerrufen ist der Antrag nur, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint (Satz 2).

Monatszahler bekommen die Verlängerung unter einer Auflage: einer Sondervorauszahlung von einem Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr (§ 47 Abs. 1 UStDV). Sie ist während der Geltungsdauer jedes Jahr bis zum gesetzlichen Zeitpunkt der Übermittlung der ersten Voranmeldung zu berechnen, anzumelden und zu entrichten (§ 48 Abs. 2 UStDV) und wird bei der Festsetzung der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum berücksichtigt (§ 48 Abs. 4 UStDV).

Dieser jährlich wiederkehrende Termin ist der, den Jahrespläne am häufigsten übersehen: Er steht nicht in der Voranmeldungsreihe, sondern davor.

Wer neu anfängt, meldet monatlich

Nimmt der Unternehmer seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf, ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Dasselbe gilt für Vorratsgesellschaften ab dem Beginn der tatsächlichen Ausübung der Tätigkeit und für die Übernahme ruhender oder nur geringfügig tätiger Gesellschaften (Satz 5 Nr. 1 und 2).

Für zwei Jahre sind das also zwölf statt vier Termine im Jahr, und damit dreimal so viele Gelegenheiten, einen zu verpassen. Was danach gilt, entscheidet wieder die Zahl aus dem Vorjahr.

Zwei Kalender, und sie füllen sich verschieden

Der Planer oben rechnet die wiederkehrenden Termine eines Jahres aus dem Gesetz: die Voranmeldungen mit ihrem Fälligkeitstag, die Verschiebung nach § 108 Abs. 3 AO Termin für Termin, auf Wunsch die Dauerfristverlängerung und die Sondervorauszahlung. Das Ergebnis lässt sich als Kalenderdatei mitnehmen. Er läuft ohne Anmeldung und speichert nichts – er kennt Ihren Betrieb nicht und fragt nur nach dem Rhythmus.

Der Vorgang in der App füllt den anderen Kalender: Sie laden ein Schreiben als PDF, Foto oder Textdatei hoch oder leiten es an die Eingangsadresse Ihres Kontos weiter; die Extraktion erkennt Behörde, Aktenzeichen, Beträge und die genannte Frist und legt einen Antwortentwurf an. In den Kalender führen von dort zwei Wege: die erkannten Fristen als Kalenderdatei und die Übersicht als CSV mit Mandant, Dateiname, Eingang, Behörde, Typ, Frist, Ampel und Resttagen. Ohne erkannte Frist bleiben Ampel und Resttage leer – eine grüne Ampel ohne Frist wäre eine Entwarnung, die niemand gegeben hat.

Zwei Termine je Schreiben, nicht einer

Eine Wiedervorlage auf den letzten Tag ist keine. Legen Sie je Schreiben zwei Termine an: eine selbst gewählte Vorfrist und den Fristablauf. Den Abstand legen Sie einmal fest und wenden ihn überall gleich an. PostPilot erinnert dafür sieben und drei Tage vor dem Fristtag per E-Mail und stellt die Ampel am Fälligkeitstag und in den sieben Tagen davor auf Gelb.

Welche Termine sich planen lassen und welche nicht, sortiert der Fachbeitrag „Behördenpost im Jahresplan: welche Wiedervorlage wann steht“ unter /blog/wiedervorlage-behoerdenpost-jahresplan/ mit allen Fundstellen.

Häufige Fragen

Der Planer rechnet die gesetzlichen Termine nach; ob Ihr Betrieb monatlich oder vierteljährlich voranmeldet, sagt Ihnen das Finanzamt. Dies ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.